baobab
Base de données des enseignements et séminaires de l'EHESS

Voici quelques informations utiles :

Vous devez vous identifier (« Accéder à votre compte », au choix dans le bandeau violet ou dans le menu en bas à gauche) avec votre identifiant et votre mot de passe de compte informatique EHESS.

NB : aucune saisie possible dans Baobab 2018-2019 si vous n'avez pas activé votre compte informatique.

• Pour créer ou activer votre compte selon votre profil : https://formulaires.aria.ehess.fr/assistance-activation.php

• Pour une demande d'assistance sur le compte informatique : https://formulaires.aria.ehess.fr/assistance-compte-informatique.php

Vous pouvez modifier une fiche enregistrée l’année dernière sur Baobab :

• que vous avez saisie (dans ce cas lorsque vous serez connecté(e) en cliquant « Éditer ou Valider une unité d'enseignement » vous aurez la liste des UEs associées automatiquement à votre compte)
• qu’une tierce personne a saisie, dans ce cas vous devrez demander un « transfert » vers votre compte (vous avez la possibilité d’identifier l’UE dont vous souhaitez avoir la nouvelle « propriété » soit par le nom ou le courriel du « propriétaire » de l’année 2018-2019, soit par le titre) ; un délai de 48 h est requis pour recevoir l’autorisation du précédent propriétaire de l’UE, cette période de carence est mise en place pour permettre notamment le refus du précédent propriétaire : passé ce délai le transfert vers votre compte est acquis si aucun refus n’a été exprimé. Vous pourrez alors « Éditer ou Valider » cette UE.

Toutes les informations de l'année précédente sont importées, soyez vigilants si vous optez pour l'édition de ces fiches : pensez à contrôler notamment les statuts et les appartenances des co-animateurs.

Vous pouvez ignorez cette possibilité de modification en créant une nouvelle fiche (« Saisir une nouvelle UE »).

Les fiches de l’année précédente, dès lors que vous ne les aurez pas éditées, seront simplement supprimées de la base de données à la fermeture de l’application.

• sur la première page (« définition ») : saisie du titre du séminaire, du programme, si requis sélection d’aires culturelles et/ou de mots-clés. Vous devez indiquer la langue principale dans laquelle se déroule le séminaire ; vous avez la possibilité d'ajouter des langues, en revanche la sélection d'au moins une langue est obligatoire.

L'ajout ou la suppression des langues, des mots-clés et des aires culturelles est possible par « doucle-clic » (la sélection passe alors d'un cadre à l'autre) ou « Contrôle (ctrl) », ou « Commande (touche pomme) » sur un Mac, dans ce cas cliquer sur les petites flèches grises (↓  ↑) sous la liste des choix.

« Type de cet enseignement » :

• Séminaire DE/MC [= séminaire de recherche des directeurs d'études ou maîtres de conférences de l'EHESS] ;
• Cours de langues ;
• Séminaire DR/CR [= concerne les séminaires individuels des membres statutaires des centres de l'EHESS, non DE/DEC/MC] ;
• Séminaire de centre ;
• Cycle de conférences [= concerne un séminaire avec 1 ou plusieurs responsables ET un programme, pour l'année, de conférenciers invités] ;
• Atelier de doctorants (de l'EHESS)

 
Le champ suivant « Niveau master » vous permet d'indiquer si votre enseignement est « ouvert au master » ou « non ouvert au master », pour mémoire un séminaire n'est « ouvert au master » qu'avec l'accord du responsable de la/des formation/s pressentie/s, les séminaires qui n'auront pas reçu l'accord explicite d'un responsable de mention pour figurer dans l'offre de ladite mention seront supprimés. Pour passer à l'écran suivant cliquez sur « Enregistrer ».
 
• sur la deuxième page (« enseignants »), saisie des prénom, nom, qualité et centre de l’enseignant. Sélectionnez, si (et seulement si) vous encadrez des thèses à titre principal (inutile de répondre si vous êtes doctorants, post-doctorants, ATER, etc), l'école doctorale à laquelle vous êtes affilié/e). Une fois ces informations saisies, cliquez sur « Ajouter cet enseignant » pour chaque nom ajouté.
Vous devez sélectionner (double-clic ou flèche de sélection) votre centre dans la liste, ceci permet notamment à chaque centre de recenser les enseignements de ses membres statutaires. Ce champ est obligatoire.

Les enseignants non affectés statutairement par leur tutelle à un centre de recherche de l'EHESS doivent sélectionner « 0-Hors EHESS »

Vous pouvez saisir plusieurs noms, lorsque tous les noms sont saisis cliquez sur « Continuer ».

Indiquez, le cas échéant, s’il s’agit d’un séminaire principal en cochant la case prévue à cet effet. Ceci permet un repérage d’un séminaire individuel de recherche, en cas de séminaires multiples.

Pour les DE/DEC/MC, l'enseignement principal est celui qui relève de la direction d'études ou de la maîtrise de conférences.
 
Enseignant référent : si plusieurs enseignants co-animent le séminaire, par défaut le premier nom saisi prend la qualité d’enseignant référent. L’enseignant référent est celui qui en priorité délivre les informations au public, coordonne le séminaire, ou selon les cas valide les travaux pour l’obtention d’ECTS. Soyez attentifs à l’ordre de la saisie pour attribuer le rôle de référent.

Sur la page suivante vous devez définir à quel titre vous êtes « membre » d'un centre :

• Titulaire = affecté/e statutairement par son organisme de tutelle dans un centre de l’EHESS ;
• Associé = non affecté/e statutairement par son organisme de tutelle dans un centre de l’EHESS mais participant habituellement aux activités d’un centre de l’EHESS ;
• Invité = enseignant étranger accueilli dans les centres de recherche ;
• Étudiant = étudiant régulièrement inscrit à l’EHESS ;
• Extérieur = tous les autres statuts non répertoriés précédemment.

• Laissez-vous guider sur les pages qui suivent en validant chaque écran à l'aide du bouton « Enregistrer » [ou « Continuer » pour l'écran relatif au choix des mentions pour un séminaire ouvert au master].
 
• Vous avez la possibilité d'attribuer à cette fiche un statut particulier qui vous permettra de la rééditer : « la validation provisoire », sinon de la « valider définitivement »

La validation provisoire : vous pouvez modifier la fiche autant de fois que nécessaire durant toute la campagne de saisie (du 7 mai 2018 au 22 mai 2018).

La validation définitive : Une fiche récapitulative apparaît à l'écran à la fin de la saisie. Ce récapitulatif vous permet de vérifier les informations saisies et, éventuellement, par un simple retour en arrière à l'aide du fil d'Ariane situé juste sous le bandeau violet, de les modifier et de les enregistrer. Après une éventuelle correction vous devrez cheminer vers l’écran final de validation en cliquant à nouveau sur les boutons « Enregistrer » ou « Continuer », les informations saisies précédemment sont conservées.

Vous disposez d'un champ « Commentaires » (qui nous sont uniquement destinés) sur l'écran de validation, n'hésitez pas à nous communiquer toute information qui ne serait pas « rentrée dans les cases » précédentes !

Un numéro d'ordre est attribué UNIQUEMENT lors de la validation définitive ; il détermine par type d'enseignement la réalisation du planning et l'attribution des salles.

NB : la validation provisoire ne génère aucun rang d'enregistrement
Validée définitivement, votre fiche sera consultable mais vous ne pourrez plus la modifier. Après les décisions du conseil scientifique vous pourrez si vous le souhaitez ajouter le programme détaillé des séances.
 
Un accusé de réception est envoyé automatiquement qui confirme simplement l'enregistrement définitif de votre saisie dans la base de données. Si vous ne recevez pas ce message de confirmation, c'est que vous n'avez pas cliqué sur « Valider définitivement l'enseignement », il vous faut alors aller au terme de la procédure en validant définitivement la saisie.

C’est le conseil scientifique de juillet 2018 qui approuvera l’ensemble des enseignements et séminaires autorisés à figurer dans l’offre finale des enseignements et séminaires de l’EHESS en 2018-2019.